Pengenalan Manajemen Informasi

Sistem Informasi Manajemen  1
I
PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Informasi merupakan salah satu sumber dasar yang ada bagi para manager dan memiliki nilai.
Informasi mempunyai nilai karena informasi akan  memberikan sumber yang nyata dan akan lebih
berperan bila suatu perusahaan kemudian bertambah besar. 

Informasi :
Salah satu bentuk sumber daya utama dalam su atu organisasi yang digunakkan oleh manager
untuk mengendalikan organisasi tersebut dalam mencapai suatu tujuan.

Kebutuhan informasi didasarkan pada :
¹  Kegiatan bisnis yang semakin kompleks
¹  Kemampuan komputer yang semakin meningkat.

Contoh : 
Pada perusahaan rokok SAMPOERNA yang me miliki 700 pabrik dan tersebar diseluruh
Indonesia tidak dapat mengamati unsur fisik  (penjual, karyawan, pelanggan, dsb) secara
langsung. Manajer akan menggunakkan tampilan laporan sebagai informasi untuk mengetahui
keberadaan perusahan dan pabrik. Dengan de mikian informasi merupakan sumber yang
paling penting bagi seorang manajer. 

Manajemen Informasi
Manajemen Informasi sebagai sumber mempunyai  pola yang sama, dimana tugas manajer pada
Manajemen Informasi adalah sebagai berikut;
9  Bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memproses menjadi informasi yang
dapat digunakkan
9  Menentukan orang – orang dalam perusahaan supaya dapat menerima informasi dengan bentuk
yang tepat, pada saat yang tepat pula sehingga informasi dapat digunakkan untuk mendukung
proses manajemen
9  Membuang informasi yang kuno, tidak lengkap dan salah serta mengganti dengan informasi
yang dapat digunakkan
Kepentingan Manajemen Informasi
Kebutuhan akan manajemen informasi disebabkan oleh :
1.   Meningkatnya kompleksitas tugas manajemen
Hal ini disebabkan oleh karena :

a)   Pengaruh ekonomi internasional, 
Sistem Informasi Manajemen  2
Semua perusahaan tidak dapat lepas dari pengaruh sistem perekonomian dunia saat
ini. Misalnya fluktuasi nilai tukar  mata uang yang berubah dengan cepat
b)   Perkembangan teknologi dunia yang semakin pesat
Kemampuan seorang mengirim informasi da lam hitungan detik melalui satelit,
modem, fax, dsb. Peran manusia yang sudah mudah berkurang akibat modernisasi
pabrik dengan penggunaan robot.
c)   Semakin sempitnya kerangka waktu bagi  para manajer untuk mengambil keputusan
Kemampuan manajer dalam mengambil keput usan dalam waktu yang sempit dan
ketat sangat dibutuhkan akibat persaingan dunia usaha yang juga semakin ketat.

2.   Keinginan untuk menggunakkan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.
Karena tugas manajer yang semakin kompleks maka usaha untuk meningkatkan efektifitas
dalam pemecahan masalah dengan menggunakkan te knik kwantitatif dan peralatan elektronik. 
Misal: Seorang manajer produksi SAMPOERNA yang dapat melakukan analisis hasil produksi
rokok melalui sebuah Personal Digital Assistan ketika melakukan penerbangan dari luar negri. 

Lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang manajer adalah :
1.   Manusia
2.   Material
3.   Mesin termasuk fasilitas dan energi
4.   Keuangan
5.   Informasi termasuk data

Peranan manajerian menur ut Mintzberg adalah :
1.   Peran antar pribadi (Interpersonal roles)
¸  Pemimpin (Leader) yang mampu menyediakan motivasi
¸  Berpenampilan tinggi (Figure head), Melaksanakan tugas seremonial
¸  Mampu berhubungan dengan orang lain (Laison), menjalin hubungan dengan orang yang
berada diluar unit
2.   Peran informasional (Informational roles)
™  Pemonitor (Monitor), Mencari informasi dan mengamati aktivitas yang ada
™  Menyampaikan informasi (Disseminator)
™  Juru bicara (Spokesperson)
3.   Peran pengambil keputusan (Decesition maker roles)
¸  Wiraswasta (Enterpreneur) membuat perbaikan
¸  Menangani gangguan (Disturbance Handler) dengan bereaksi terhadap kejadian yang tidak
diduga
¸  Pembagi sumber (Resource allocator)
¸  Tawar – menawar (Negotiator)
Sistem Informasi Manajemen  3

Sistem :
Sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu
tujuan.

Dalam sebuah sistem :
1.   Terdapat kelompok elemen, Sebuah sistem  memiliki lebih dari satu elemen. Contoh : Batu cadas
menjadi tembok
2.   Elemen terpadu 
Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan yang logis. 
Contoh : Sepeda
3.   Maksud bersama untuk mencapai tujuan
Dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan
sistem dan bukan untuk masing elemen terse but. Contoh : Pelayanan di suatu kantor

Beberapa tahapan dalam pendekatan sistem
Langkah 1  :   Usaha Persiapan (preparation effort)
™  Pandangan organisasi sebagai satu sistem
™  Mengenali sistem lingkungan
™  Mengidentifikasiakan subsistem organisasi
Langkah 2   :   Usaha definisi (definition effort)
™  Proses sistem ke tingkat subsistem
™  Analisis sistem sesuai urutan tertenttu
Langkah 3   :   Usaha solusi (solution effort)
™  Mengidentifikasi alternatif solusi
™  Evaluasi alternatif solusi
™  Pemilihan alternatif terbaik
™  Implementasi solusi
™  Tindak lanjut kepastian solusi yang efektif

Elemen Sistem :
a)   Sistem cloosed loop terdiri dari 3 elemen kontro l yaitu : elemen objektif, mekanisme kontrol dan
feedback loop. Disini mekanisme pengendalia n akan berfungsi untuk memantau proses
transformasi serta untuk meyakinkan bahwa si stem tersebut telah memenuhi tujuannya.

Sistem Informasi Manajemen  4
Input Output Transformasi
Mekanisme
Pengendalian
Tujuan


b)   Sistem open loop
Dalam hal ini tidak ada cara dalam mengendalikan outputnya
Input transformasi Input

c)   Sistem fisik
Terdiri dari sumber fisik misalnya : sistem komputer
d)   Sistem konseptual
Menggunakkan sumber – sumber konsepsi / fisik, misalnya data dan informasi yang disimpan
dalam komputer

Data :
Gambaran / fakta secara relatif belum berarti bagi penerimanya. 
Contoh :  Jam kerja

Informasi : 
Data yang telah diproses atau data yang memiliki arti

Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer

1    Sistem Informasi Akutansi
Pelaksanaan aplikasi akutansi perusahaan  dengan volume pengolahan data yang tinggi,
dimana hal ini terdiri dari 4 tugas utam a yakni pengumpulan data, manipulasi data,
penyimpanan data, penyiapan dokumen.
Contoh sebuah sistem informasi akutansi adalah sistem distribusi pada perusahaan.


Sistem Informasi Manajemen  5
MANAJEMEN PERANGKAT LUNAK
PENGOLAH DATA
MENGUBAH DATABASE
INPUT
SUMBER
DAYA
FISIK
OUTPUT
SUMBER
DAYA
FISIK
data
data data
informasi
informasi
informasi




Karakteristik dari sebuah sistem informasi akutansi adalah:
1.   Melaksanakan tugas yang diperlukan
2.   Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3.   Menangani data yang rinci
4.   Terutama pada historis
5.   Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal

2    Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen :
Suatu sistem berbasis komputer yang menyed iakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan yang serupa.

Informasi akan memberikan gambaran mengenai perusahaan sebagai suatu sistem besar yang terjadi
pada waktu lampau sekarang dan yang akan datang. Informasi tersebut disediakan dalam bentuk
laporan periodik, laporan khusus dan output yang berupa simulasi matematik. Output informasi
selanjutnya akan digunakkan oleh manajer dan non manajer untuk membuat keputusan dalam
pemecahan masalah.

Karakteristik dari SIM :
1.   Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS
Sistem Informasi Manajemen  6
2.   Mempunyai tujuan untuk mempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer
pada semua tingkat organisasi
3.   Merupakan seluruh fungsi sistem informasi dida lam suatu sub sistem input, database dan sub
sistem output
4.   Memberikan gambaran terhadap attitude  eksekutif dengan penyediaan komputer untuk
membantu pemecahan masalah organisasi

Sistem Informasi Manajement menurut :

Robet G Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi dimana input dan output ya ng direkam, disimpan dan diproses untuk
pengambilan keputusan, mengenai perancan gan, pengoperasian dan pengendalian.
Gordon B Davis
Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna
mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu
organisasi.



Bagan Sistem Informasi Manajemen
Pemecah
Masalah
Organisasi
Perangkat
Lunak
Penulis
Laporan
Model
Matematika
Database
Sistem Informasi
Manajemen
data data
data
Informasi
Informasi
Lingkungan
Lingkungan

Sistem Informasi Manajemen  7
Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adal ah sebagai berikut :
Pemakai Penggunaan
Petugas administrasi  ´  Mengerjakan transaksi
´  Mengolah data
´  Menjawab pertanyaan
Manajer tingkat bawah  ™  Mendapatkan data operasi
™  Membantu perencanaan
™  Penjadwalan
™  Mengetahui situasi yg tak
terkendali
™  Mengambil kemputusan
Staff ahli  ´  Informasi untuk analisa
´  Membantu dalam analisis
´  Perencanaan dan pelaporan
Manajemen  ™  Laporan tetap
™  Permintaan informasi khusus
™  Analisis dan laporan khusus
™  Bantu dalam kenali persoalan
dan peluang
™  Bantu dalam analisis
pengambilan keputusan

3    Sistem Pendukung Keputusan (Design Support System)
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang pe rlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk
menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Teori yang mendasari DSS :
¸  Herbert Simon
Menggunakkan konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase
pengambilan keputusan yang merefleksikan  terhadap pemikisan DSS saat ini.
¸  G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton
Menggunakkan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara
struktur masalah dan tingkat keamanan
 
Fase pembuatan keputusan menurut Herbert A Simon
1.   Intelegensi
Mencari kondisi dalam lingkungan yang memerlukan pemecahan. Data mentah diperoleh,
diolah dan diuji untuk dijadikan petunj uk yang dapat mengidentifikasi persoalan
Sistem Informasi Manajemen  8
2.   Desain
Menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
Mendaftar, mengembangkan dan menganalisis arah tindakan yang mungkin. Hal ini meliputi
proses – proses untuk memahami persoalan, menghasilkan pemecahan. Pemilihan
Menentukan cara tindakan tertenttu dari beberapa cara yang sudah ada. Pilihan kemudian
ditentukan dan dilaksanakan
3.   Peninjauan kembali
Proses pengujian menguji kelayakan pemecahan tersebut.











4    Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor membantu fasilitas komunikasi  formal dan informasi antar karyawan didalam dan
diluar organisasi serta untuk melayani manajer profesional sebagai user. 
Tujuan utama dari penggunaan otomatisasi kantor:
1.   Menaikkan produktivitas tugas sekertaris di karyawan administrasi
2.   Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke luar (Outgoing Correspondence)
3.   Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke dalam (Ingoing Correspondece)
4.   Media dalam pemecahan masalah
5.   Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik

5    Sistem Pakar (Expert System)
Merupakan aktivitas penyertaan mesin seperti komputer yang mempunyai kemampuan menampilkan
tingkah laku yang dianggap intelegent.
Komponen :
™  User interface
Memungkinkan pemakai untuk dapat berinteraksi dengan expert system. 
™  Knowledge Base
Menyimpan pengetahuan gabungan yang digunakkan untuk memecahkan masalah tertenttu.
™  Inference engine
Memberikan kemampuan penalaran yang menginterpretasi isi dari knowledge base
Penyelidikan
Pemilihan
Perancangan
Peninjauan Kembali
Sistem Informasi Manajemen  9
™  Development Engine
Dipakai untuk menciptakan expert system